[중소기업중앙회] 하루 1,500건 공제신청서류 검토 자동화의 도입으로 연간 13 FTE 규모의 업무 절감

중소기업중앙회, 업무 자동화 첫 솔루션으로 ‘웍트로’를 선택한 이유는?

2020년 공제 사업단은 매일 반복되던 작업에 이든티앤에스의 웍트로 IPA의 이전 버전인 ‘피온(peon)’을 이용하여 업무를 자동화 했었습니다. 그때 현업에서는 “어? 이거 뭐지?”, “이거 괜찮은데?”와 같은 긍정적인 반응을 보였고, 이를 계기로 본격적으로 업무 자동화 솔루션 웍트로를 도입하게 되었습니다. 2020년부터 지금까지 웍트로 IPA 외에 OCR, Doc Compare X 등 다양한 업무 자동화 솔루션을 도입해 총 31개의 과제를 자동화하고 있습니다.

특히 웍트로는 빠르고 유연한 기술 지원, 기존 시스템 및 OCR 솔루션과의 높은 호환성, 그리고 실무 환경에 꼭 맞춘 설계 덕분에 내부에서도 만족도가 높습니다. 현재도 자동화 범위를 계속 확대해 나가고 있습니다.

중소기업중앙회에서는 특히 ‘노란우산’ 공제 제도와 관련된 주요 업무에서 큰 성과를 내고 있다고 들었습니다. 해당 제도에 대한 간단한 소개와 함께, 현재 자동화가 적용된 업무 및 주요 효과에 대해 설명 부탁드립니다.

노란우산 제도는 폐업이나 노령 등으로 생계 위협을 받는 소기업·소상공인을 지원하기 위한 퇴직금 성격의 공제 제도입니다. 가입부터 해지, 지급까지 다양한 행정 절차가 수반되는데요, 중소기업중앙회는 현재 이 제도 운영과 관련된 4개 주요 업무에 자동화를 적용하고 있습니다.

그중에서도 가장 눈에 띄는 성과를 낸 영역은 ‘문서 검수 업무’입니다. 과거 중소기업중앙회는 하루 평균 약 1,500건에 달하는 신청 건에 대해, 과거에는 신청자의 자격을 확인하고, 관련 정보를 내부 시스템에 입력하는 전 과정을 수작업으로 처리해왔습니다. 이는 행정정보공동이용센터가 자격 확인 데이터를 시스템 간 연동 가능한 형태(API 등)로 제공하지 않고, 오직 문서 출력 방식으로만 증명서를 제공했기 때문입니다. 이로 인해 담당자는 신청이 접수될 때마다 행정정보공동이용센터에 접속해 자격 확인을 위한 각종 증명서를 출력하고, 해당 문서들을 검토해 자격 요건 충족 여부를 판단합니다. 이후 해당 내용을 ERP 등 내부 시스템에 직접 수기 입력하며, 출력한 문서는 스캔 후 내부 저장소에 업로드합니다. 이처럼 신청 건마다 여러 단계를 수작업으로 거쳐야 하는 반복 업무로 인해, 상당한 시간과 인력이 상시적으로 투입될 수밖에 없었습니다.

이제 중소기업중앙회는 웍트로 IPA와 OCR을 도입해 문서 검수 과정을 자동화했습니다. 고객이 개인정보 열람에 동의하면, RPA가 행정정보공동이용센터에 접속해 자격 확인용 증명서를 PDF로 전환하여 문서를 수집할 수 있도록 구현했습니다. 수집된 문서는 웍트로 AI OCR을 통해 원하는 정보만 자동 추출되며, 내부 DB에 연동됩니다. 담당자는 수기로 데이터를 입력하거나 문서를 일일이 출력하여 검토할 필요 없이, 최종 검수와 예외 처리만 하면 됩니다.

그 결과 연간 약 13 FTE(Full-Time Equivalent)의 업무가 절감되었고, 처리 속도와 정확성도 크게 향상되었습니다. 현업에서는 “이 업무만으로도 큰 변화가 체감된다”는 긍정적인 반응이 이어지고 있습니다.

FTE: 풀타임 등가(Full-Time Equivalent)의 약자로, 한 명의 정규직 직원이 근무하는 시간과 동일한 업무량을 기준으로 다른 근무 형태의 작업량을 측정하는 단위입니다.

노란우산 공제 관련 업무 외에 현업에서 자동화 도입 효과가 특히 컸던 업무가 있다면 소개 부탁드립니다.

중소기업중앙회는 각종 지원 사업 신청 기업의 현황을 확인하기 위해 일정 주기마다 사업장 전경 사진을 제출 받고 있습니다. 신청자는 전용 페이지를 통해 사진을 업로드하는데, ‘IMG_1234’, ‘KakaoTalk_2024…’처럼 임의의 파일명으로 저장해 올리는 경우가 많습니다.

이로 인해 업로드 된 사진을 하나하나 내려 받아 파일명을 다시 입력하고, 사이즈를 조정한 뒤 재 업로드해야 했습니다. 이를 개선하기 위해 신청 시스템을 고도화하고, 웍트로 IPA를 적용해 사진 분류, 사이즈 조정, 파일명 재정리, 폴더 자동 생성 및 저장까지 전 과정을 자동화했습니다.

지금은 최종 검수와 예외 처리만 하면 되어서 업무 부담이 크게 줄었습니다.

중소기업중앙회는 이든티앤에스의 문서 비교 솔루션인 Doc CompareX를 어떤 업무에 활용하고 있나요?

중소기업협동조합은 정관 등을 변경할 경우, 그 내용을 중소기업중앙회에 보고해야 합니다. 이때 변경 전·후 정관을 비교해 수정된 내용을 확인하는 작업은 상당한 시간이 소요됐습니다. 예전에는 변경 전·후 문서를 각각 화면에 띄워 놓고 담당자가 직접 눈으로 대조하며 검토했기 때문에, 세밀하게 확인하는 데 많은 노력이 필요했습니다.

이를 개선하기 위해 저희는 이든티앤에스의 문서 비교 솔루션 Doc CompareX를 도입했습니다. 기존 정관과 변경된 정관을 자동으로 비교해 주요 변경 사항을 한눈에 확인할 수 있게 되면서, 검토 과정이 훨씬 간편해졌고 업무 정확성도 크게 향상됐습니다.

자동화 솔루션을 적용할 업무는 어떤 기준으로 선정하고 계신가요?

정해진 공식 기준이 있는 것은 아니지만, 업무의 처리량, 반복 주기, 그리고 수작업 소요 시간 등을 종합적으로 고려해 자동화 적용 여부를 판단하고 있습니다.

또한, 사내에서 업무 유형을 다음과 같이 크게 여섯 가지로 분류해 자동화를 적용하고 있습니다.

• 모니터링

• 스크래핑

• 전처리 작업

• DB 입력 및 관리

• 통계 작성

• 기타 반복적인 업무

현재 대부분의 자동화 과제는 이 여섯 범주 안에 자연스럽게 포함되고 있습니다.

추후 도입을 검토 중인 자동화 기술이나, 내부적으로 추진 중인 업무 혁신 전략이 있다면 말씀 부탁드립니다.

웍트로 솔루션을 도입한 지 약 5년이 되었고, 이제는 일일이 과제를 발굴해 자동화하는 성장기 단계는 어느 정도 넘어섰다고 보고 있습니다.

현재는 내부 업무 효율화 뿐만 아니라, 중소기업 지원이라는 중앙회의 본래 역할에 부합하는 외부 확산 방향을 함께 고민하고 있습니다.

또한 RPA의 룰 기반의 자동화를 넘어 LLM 기반의 복합적 판단이 필요한 영역까지 자동화를 확장하고자 하는 니즈가 있어, 향후에는 보다 지능형 자동화로의 전환을 본격화할 계획입니다.

웍트로 솔루션은 어떤 조직에 특히 추천하시겠습니까?

웍트로는 가격 경쟁력이 뛰어나기 때문에, 자동화를 처음 시도해보는 중소규모 기업에 적합하다고 생각합니다.

물론 저희처럼 활용 범위가 넓은 기관에서도 충분히 효과적으로 사용하고 있고요. 도입 장벽이 낮고, 접근성이 좋은 솔루션이라 자동화에 대한 니즈가 있으나 망설이는 조직에서도 부담 없이 도입해볼 수 있을 거라고 생각합니다.