[광양시청] 공공기관도 디지털 전환의 시대, 행정 업무 혁신은 자동화에서 출발

광양시청이 웍트로 IPA를 선택한 이유는?

2010년대 후반, 광양시청에서도 행정업무의 디지털 혁신을 위한 새로운 사업을 발굴하라는 요구가 있었습니다. 다양한 대안을 검토하던 중, 반복 행정업무의 자동화를 위한 RPA 사업이 적합하다고 판단해 본격적으로 도입을 검토하게 됐습니다.

처음 접하는 기술이다 보니 구체적인 적용 방식이나 활용 범위는 낯설게 느껴졌지만, 기관 차원에서 새로운 시도를 적극적으로 지원해 주셨습니다. 덕분에 예상보다 원활하게 예산이 승인되었고, RPA라는 새로운 영역에 도전할 수 있었습니다. 이 과정에서 조직 전체가 혁신적인 업무 방식을 모색하려는 분위기가 있었던 것이 큰 힘이 됐습니다.

많은 RPA 솔루션 중 왜 웍트로 IPA를 선택하셨나요?

국내 S사나 외산 솔루션은 가격이 높고, PC 종속 구조라 유연성이 떨어진다는 한계가 있었습니다. 반면 웍트로 IPA는 웹 기반 구조라 시간과 장소에 구애받지 않고 다양한 환경에서 유연하게 사용할 수 있었습니다.

그리고 무엇보다 공공기관 입장에서는 비용 대비 효과가 중요한데, 웍트로는 예산 측면에서 부담이 덜하면서도 원하는 기능을 제공해 도입을 결정하게 됐습니다.

추가로, 이든티앤에스 담당자분께서 기관에 직접 찾아와 설명해 주시고, 신뢰를 주셨던 것도 선택 요인 중 하나였습니다.

웍트로 IPA를 통해 자동화된 업무 중, 특히 효과가 있었다고 생각하는 사례를 소개해 주실 수 있을까요?

‘출산장려금 지원 대상 데이터 검증 및 메일 발송’ 업무 자동화 과제와 ‘산후조리 비용 지원 대상 데이터 검증 및 메일 발송’ 업무 자동화 과제입니다. 두 과제 모두 단순 반복적인 검증·정리 업무를 자동화하면서 현업에서 실제로 편해졌고, 지금까지 잘 사용하고 있다고 얘기하는 사례입니다.

‘출산장려금 지원 대상 데이터 검증 및 메일 발송’ 업무는 각 읍·면·동 기관에서 제출한 대상자 데이터를 받아 매월 5회 주기로 처리합니다. 담당자는 온나라에 로그인해 결재대기함에서 출산장려금 신청 현황 엑셀을 다운로드 받은 뒤, 해당 데이터를 양식에 맞게 입력·필터링하여 저장합니다. 이후 온나라 메일로 담당 주무관에게 전송하는 과정을 거치는데, 과거에는 같은 절차를 모든 기관별로 반복해야 해서 시간이 많이 소요됐습니다. 지금은 RPA가 검증과 취합을 반복적으로 수행해 주면서 업무 효율성이 크게 향상됐습니다.

‘산후조리 비용 지원 대상 데이터 검증 및 메일 발송’ 업무의 경우, 매주 처리해야 하는 과제입니다. 온나라 시스템에 로그인한 뒤 산후조리 비용 신청 현황을 다운로드 받고, 양식에 맞춰 데이터를 정리·저장한 뒤 온나라 메일로 담당 주무관에게 전달하는 구조로, 앞서 말씀드린 출산장려금 관련 업무 프로세스와 유사합니다. 사람이 직접 하면 번거롭고 오류의 가능성도 있었지만, 지금은 RPA가 전 과정을 자동으로 수행해 주기 때문에 담당자들이 훨씬 수월하게 느끼고 있습니다.

두 과제 모두 단순 반복 업무를 줄여 담당자의 투입 시간을 절감하고, 업무 효율성을 높였다는 점에서 의미 있는 사례라고 생각합니다. 무엇보다 현업에서 ‘실제로 편해졌다라’고 체감하는 게 가장 의미 있는 효과라고 봅니다.

앞서 소개해 주신 업무 외에도, 현장에서 도움이 되었다고 느끼신 과제가 있으신가요?

체납 차량 차량 압류 업무도 자동화를 통해 많은 도움이 됐습니다.

그동안은 사람이 직접 세외수입 시스템에서 압류 대상 차량을 하나씩 조회하고, 자동차 관리 정보시스템과 대조해 결과를 확인한 뒤, 다시 파일을 정리해 담당자에게 전달하는 과정을 반복해야 했습니다.

지금은 RPA가 대상 차량 조회부터 관련 엑셀 파일 통합, 그리고 온나라를 통한 결과 메일 발송까지 전 과정을 수행합니다.

앞으로 웍트로 솔루션을 어떤 업무나 영역으로 확대 적용하고 싶으신가요?

지금까지는 비교적 단순 반복적인 행정 업무 위주로 자동화를 적용했지만, 앞으로는 더 복잡한 영역으로 확대해 보고 싶습니다. 예를 들어 계약 업무처럼 여러 시스템과 문서를 연계해야 하는 과정이나, 법적·금액적 판단이 필요한 절차에도 단계적으로 RPA와 AI를 결합해 적용하면 효과가 클 것으로 기대하고 있습니다.

마지막으로 전하고 싶은 말씀이 있으실까요?

도입 초반에는 자동화 개념이 낯설고, 과제를 선정하거나 운영하는 과정에서 시행착오도 있었습니다. 그럼에도 불구하고 웍트로 IPA 덕분에 단순 반복 업무를 줄이고 행정 효율성을 높이는 효과를 분명히 확인할 수 있었습니다.

앞으로도 이런 경험을 바탕으로, 더 다양한 행정 업무 영역으로 자동화를 확대해 나간다면 조직 전체의 업무 방식에도 의미 있는 변화를 만들어 낼 수 있을 것이라 기대하고 있습니다.