[울산광역시교육청] 자동화 에이전트로 5시간 걸리던 공문서 배부 업무를 단 5분만에

안녕하세요, 주무관님. 간단한 자기소개와 함께, 어떤 업무를 담당하고 계신지 소개 부탁드립니다.

김성권 주무관: 울산광역시교육청 미래교육과에 근무하고 있는 김성권 주무관입니다.

저희 부서는 학교 정보화 기기와 네트워크 지원, AIDT 교과서 지원, 공공데이터 관련 업무 등을 맡고 있습니다. 학교 현장에서 사용하는 태블릿, PC, 인터넷 같은 정보화 환경을 총괄적으로 지원하는 역할이라고 보시면 됩니다.

작년부터는 공공데이터 업무와 AI가 연결되면서, 교육 행정 분야에서 AI를 어떻게 활용할 수 있을지 기획하고 추진하는 업무도 함께 맡고 있습니다. 아직 교육청 본청 안에 AI 전담 조직이 별도로 있는 것은 아니어서, 저희가 먼저 방향을 잡고 실행해보고 있는 상황입니다.

울산광역시교육청에서는 이 흐름을 ‘스마트 행정’이라는 큰 과제로 묶어 추진하고 있습니다. 첫 번째는 ‘울산광역시교육청 GPT 운영’ 같은 인공지능 활용 플랫폼, 두 번째는 ‘업무 협업 플랫폼 운영’, 세 번째 ‘교직원역량강화 업무자동화 운영’, 이렇게 세 가지 축으로 구성돼 있습니다.

그중 ‘교직원 역량강화 업무자동화 운영’ 영역에서 이든티앤에스와 함께 ‘업무자동화 AI 에이전트 센터’를 구축하게 됐죠.

여러 업무자동화 솔루션 업체 중 이든티앤에스를 선택하신 이유도 궁금합니다.

김성권 주무관: 처음부터 특정 솔루션을 정해두고 시작한 것은 아니었습니다. 서울시를 비롯한 다른 지자체 사례와 공공기관 보도자료, 계약 사례 등을 살펴보며 교육청 업무에 적용할 수 있는 자동화 방식을 검토했습니다.

그 과정에서 이든티앤에스는 공공기관 도입 사례가 많고, 보도자료를 통해 실제 현장에서 어떻게 활용되고 있는지 확인할 수 있다는 점이 눈에 띄었습니다. 조달청 단가 계약이 되어 있어 공공기관 입장에서 비교적 빠르게 검토하고 추진할 수 있다는 점도 장점이었습니다.

무엇보다 단순히 솔루션을 제공하는 데 그치지 않고, 교육청의 업무 흐름에 맞춰 자동화 과제를 함께 구체화하고 실제 운영 가능한 형태로 만들어갈 수 있는 파트너라고 판단했습니다.

13개의 지원·직속 기관과 260개 학교를 지원하는 교육청의 반복 업무를 다시 바라보다

울산광역시교육청 업무 환경은 일반 지자체와 어떤 점이 다르다고 보시나요?

김성권 주무관: 시청이나 구청은 민원인을 상대로 하는 1대 다수의 업무가 많습니다. 담당자 한 명의 업무를 자동화해도 시민 편의나 행정 편의 측면에서 충분히 효과가 있습니다.

그런데 교육청은 구조가 조금 다릅니다. 학교가 많고, 학교 하나하나가 기관입니다. 공문서 배부만 해도 기관 단위로 들어가야 합니다. 겉으로는 같은 업무처럼 보여도 학교마다 담당 부서나 처리 흐름이 조금씩 다릅니다.

그래서 교육청에서는 작은 업무 하나를 줄이는 것도 의미가 있습니다. 어떤 업무가 담당자 한 명에게는 3~5% 비중일 수 있습니다. 하지만 그 업무가 여러 기관에 반복된다면 전체적으로는 큰 절감 효과가 생길 수 있습니다.

즉, 단순히 ‘어떤 업무가 불편한가’가 아니라, ‘어떤 업무가 여러 기관에서 반복되고 있는가’, ‘자동화했을 때 전체 행정 효율에 영향을 줄 수 있는가’를 기준으로 업무를 바라보게 되었습니다.

보도자료 작성부터 인증서 발급까지, 자동화된 4개 업무의 공통점

울산광역시교육청이 업무자동화 AI 에이전트 센터에서 우선 추진한 자동화 업무는 보도자료 자동 작성, 관외 여비 정산, 공문서 자동 배부, 공인인증서 자동 발급 등 4가지였습니다.

겉으로 보기에는 서로 다른 업무처럼 보이지만, 실제 처리 과정에는 공통점이 있었습니다. 담당자가 정해진 시스템에 접속해 필요한 정보를 확인하고, 그 내용을 다시 정해진 양식에 맞춰 정리해야 한다는 점입니다.

처음부터 이 네 가지 업무를 자동화하기로 정해두셨던 건가요?

김성권 주무관: 처음부터 네 가지 업무를 정해두고 시작한 것은 아니었습니다. 먼저 학교 교직원들을 대상으로 업무자동화 아이디어 공모를 진행했습니다. 현장에서 실제로 어떤 업무를 불편하게 느끼는지 확인해보고 싶었죠.

그렇게 총 31건의 아이디어가 접수됐고, 하나씩 검토하면서 우선순위를 정했습니다. 아이디어 자체도 중요했지만, 교육청 업무 특성상 몇 가지를 고려해 봐야 했습니다. 더 많은 사용자가 공통으로 활용할 수 있는지, 빠르게 적용할 수 있는지, 실제 운영 환경에서 구현 가능한지가 중요했습니다.

특히 교육청 업무는 본청뿐 아니라 지원청, 직속기관, 학교까지 여러 기관에 걸쳐 있습니다. 그래서 특정 담당자 한 명에게만 편리한 업무보다는, 여러 기관에서 반복적으로 발생하고 많은 사용자가 함께 활용할 수 있는 업무를 우선적으로 보게 됐습니다.

각 업무들의 자동화된 프로세스가 궁금해요.

김성권 주무관: 보도자료 자동 작성 과제는 담당자가 행사 개요와 주요 내용만 에이전트에게 보내면, 에이전트가 울산광역시교육청에서 사용하는 보도자료 서식에 따라 글꼴·글자 크기·문단 구성 등 서식까지 맞춰 보도자료를 작성해 완성된 파일로 회신하는 방식입니다. 기존에는 초안을 만들고 서식을 정리하는 데 약 20분이 걸렸지만, 자동화 이후에는 평균 30초 수준으로 업무 시간이 줄었습니다.

관외 여비 정산 과제는 자차 출장 후 필요한 네이버 지도 최단거리, 지도 캡처, 오피넷 유가 확인 과정을 대신 처리합니다. 담당자가 기본 정보를 입력하면 거리와 유가를 반영해 정산서와 증빙자료를 받을 수 있습니다.

공문서 자동 배부 과제는 울산광역시교육청의 최근 3년간의 공문서 배부 이력을 학습시켜, 문서의 제목과 내용을 바탕으로 담당 부서를 예측하도록 했습니다. 현재 본청, 2개 교육지원청, 11개 직속기관을 포함한 14개 기관에서 연간 약 6만 건 규모의 공문서 배부에 활용하고 있습니다.

공인인증서 자동 발급 과제는 특수목적용 인증서로 지방교육 행재정 통합 시스템인 K-에듀파인에 접속하고, 공문 다운로드와 인증센터 발급 절차를 자동으로 처리하는 방식입니다. 특히 신규 발령과 이동이 많은 1월, 3월처럼 인증서 발급이 몰리는 시기에 반복 처리 부담을 줄이는 데 의미가 있습니다.

현업에게 가장 반응이 좋았던 자동화 과제는 무엇이었나요?

김성권 주무관: 실제 현업분들이 가장 좋아해 주신 자동화 과제는 ‘보도자료 자동 작성’이었습니다.

보도자료를 작성하는 것은 겉으로 보기엔 간단해 보여도, 실제로는 문구와 형식을 맞추는 데 시간이 꽤 걸립니다. 행사 개요나 주요 내용이 정해져 있어도, 이를 울산광역시교육청 보도자료 형식에 맞게 문장으로 풀고 제목과 문단을 구성해야 하니까요.

보도자료 작성 자동화 이후에는 담당자가 핵심 항목만 입력해 메일로 보내면, 울산광역시교육청 양식에 맞춰 정리된 초안 파일을 회신받을 수 있습니다. 기존에는 보통 60분 정도 걸리던 일이 이제는 30초면 가능해졌습니다.

빈 문서에서 처음부터 시작하지 않아도 된다는 점이 현업에서 가장 크게 체감한 변화였습니다.

매일 5시간씩 걸리던 공문서 배부 업무를 5분만에 처리하게 된 ‘공문서 자동 배부’ 과제가 참 인상 깊습니다. 해당 과제에 대해서 조금만 자세히 설명해 주실 수 있으신가요?

김성권 주무관: 공문서 자동 배부 과제는 새로 접수된 공문서를 확인하고, 적합한 담당 부서를 판단해 배부까지 자동으로 처리하는 과제입니다.

최근 3년간 약 178,000여 개의 공문서 배부 이력을 학습해, 어떤 제목과 내용의 문서가 어느 부서로 배부됐는지 분석했습니다. 이를 바탕으로 부서별 업무 연관성과 키워드 패턴을 파악하도록 한 겁니다.

운영 방식도 단순합니다. 현재는 본청, 교육지원청, 직속기관의 문서 접수함을 10분마다 자동으로 확인합니다. 새로 접수된 문서가 있으면 제목과 본문 내용을 분석해 가장 적합한 담당 부서를 판단하고, 배부가 명확한 문서는 즉시 자동 배부합니다. 확인이 필요한 문서는 별도로 분류해 담당자가 최종 확인할 수 있도록 했습니다.

그 결과 본청 기준 하루 3회, 총 5시간 정도 걸리던 공문서 배부 업무가 평균 5분 수준으로 줄었습니다. 담당자가 모든 문서를 일일이 확인하고 배부하던 방식에서, 이제는 예외 상황과 최종 확인이 필요한 문서에 집중하는 방식으로 바뀐 거죠.

울산광역시교육청의 AI 에이전트 센터, 반복 업무를 한곳에서 운영하다

인터뷰를 진행하고 있는 이곳이 AI 에이전트 센터인 것으로 알고 있는데요, 이렇게 AI 에이전트 센터를 별도로 구성하신 이유가 궁금합니다.

김성권 주무관: 여러 기관을 대상으로 운영하려면 중앙에서 관리하는 방식이 효율적이라고 봤습니다. 학교마다 각각 설치하고 관리하려면 관리 포인트가 많아집니다. 중앙에서 운영하면 전문 인력이 한곳에서 확인하고 대응할 수 있습니다.

AI 에이전트 센터 지원 누리집으로 만든 지속 가능한 운영

울산광역시교육청은 자동화 업무를 구축하는 데서 멈추지 않았습니다. 사용자가 안내를 확인하고 문의할 수 있는 스마트행정 지원시스템 누리집과 콜센터도 함께 마련했습니다.

사용자 지원 체계도 함께 준비하신 이유가 있나요?

김성권 주무관: 업무를 자동화했다고 끝나는 것이 아닙니다. 사용자들이 실제로 쓰다가 궁금한 점이 생길 수 있고, 문의가 들어올 수 있습니다. 그런 부분을 확인하고 지원할 수 있다고 생각했죠.

그래서 처음부터 지원 누리집과 문의 대응 체계를 함께 생각했습니다. 지금도 문의가 들어오면 담당자들이 확인하고 처리하고 있습니다.

자동화는 구축보다 운영이 중요합니다. 사용자가 실제로 쓰는 과정에서 질문이 생기고, 개선점이 보이고, 더 나은 방식이 만들어집니다. 울산광역시교육청은 이 운영 체계까지 자동화 프로젝트의 일부로 보고 있습니다.

교육 행정 자동화를 고민하는 기관에게 전하고 싶은 말

김성권 주무관: 앞서 이야기했듯, 교육청의 업무자동화는 일반적인 부서 단위 자동화와는 조금 다른 관점에서 접근해야 합니다. 학교 하나하나가 독립된 기관처럼 움직이고, 같은 업무라도 여러 기관에서 반복적으로 발생하기 때문입니다.

그래서 교육 행정 자동화는 단순히 특정 업무 하나를 더 빠르게 처리하는 데서 끝나지 않습니다. 여러 기관에 공통으로 반복되는 업무를 찾아내고, 이를 중앙에서 안정적으로 운영할 수 있는 구조를 만드는 것이 중요합니다.

결국 반복 업무를 줄이는 일은 담당자의 시간을 아끼는 것을 넘어, 사람이 더 중요한 판단과 행정 업무에 집중할 수 있도록 일하는 방식을 다시 설계하는 과정에 가깝습니다.