[아마존카] 자동화로 외주비용 50% 절감, 퇴근 후 업무 걱정 없는 환경 구축

아마존카는 어떤 회사 인가요?

아마존카는 국내 자동차 대여업(렌터카 + 자동차리스) 독립 기업 중 1위로, 25년간 업계를 선도해온 장기 대여 전문 기업입니다. 국내 최초로 장기렌트와 자동차리스를 겸업하여 운영하며, 투명한 대여 요금 체계와 차별화된 차량 관리 서비스를 제공하고 있습니다. 현재 15,983개 기업 고객이 아마존카의 장기 대여 서비스를 이용하고 있으며, 앞으로도 더 편리하고 합리적인 자동차 대여 서비스를 통해 변화하는 자동차 소비 문화를 선도해 나갈 것입니다.

아마존카가 웍트로 IPA를 선택한 이유는 무엇이였나요?

아마존카에서는 매일 반복되는 대량의 업무를 보다 효율적으로 처리하는 것이 중요한 과제였습니다. 특히, 과태료 명의 변경 공문서 업로드와 실시간 경매 모니터링 데이터 추출 업무는 수작업이 많아 시간이 오래 걸리고, 담당자의 업무 부담이 컸습니다.

이러한 문제를 해결하기 위해 여러 RPA 솔루션을 검토한 결과, 직관적인 UI, 신속한 기술 지원, 맞춤형 교육 제공 등의 강점을 가진 웍트로 IPA를 선택하게 되었습니다. 이를 통해 아마존카는 사람이 직접 수행하던 업무를 자동화하고, 보다 중요한 업무에 집중할 수 있는 환경을 구축할 수 있었습니다

웍트로 IPA를 통해 자동화한 아마존카의 업무 프로세스를 소개해 주세요.

1. 과태료 명의 변경 공문서 업로드 자동화

아마존카는 렌터카를 이용한 고객이 교통법규를 위반할 경우, 해당 경찰서로부터 과태료 부과 고지서를 받습니다. 이를 처리하기 위해 과태료 명의를 변경하는 공문을 작성하고 제출해야 하는데, 기존 방식은 대부분 수작업으로 이루어졌으며, 처리해야 할 건수가 많아 일부 업무를 외주 업체에 맡겨야 했습니다.

하지만 웍트로 IPA를 도입한 이후, 과태료 고지서 처리의 일부 핵심 과정이 자동화되면서 업무 부담과 외주비용이 크게 줄어들었습니다.

AS-IS (자동화 이전)

자동화 도입 전, 과태료 고지서 처리 업무는 ① 이메일 확인 → ② 공문서 생성 → ③ PDF 변환 및 문서24 업로드 총 세 가지 단계로 진행되었습니다.

이 과정을 자세히 살펴보면, 담당자는 매일 각 경찰서로부터 발송된 과태료 목록과 고지서 파일이 포함된 이메일을 확인한 후, 첨부된 고지서를 하나씩 정리하여 외주 업체에 전달했습니다.

외주 업체에서는 전달받은 자료를 바탕으로 공문서를 작성해 사내 시스템에 등록한 후, 고지서가 발행된 관할 경찰서별로 공문서, 렌터카 임대차 계약서, 과태료 고지서, 사업자 등록증 등을 포함한 최종 문서를 PDF로 변환하여 저장했습니다.

이후, 외주 업체 담당자는 문서24 사이트에 접속해 관할 경찰서를 검색한 뒤, 변환된 PDF 파일을 하나씩 업로드하는 작업을 반복해야 했습니다.

이러한 업무는 하루에도 수십~수백 건씩 발생했기 때문에 피로도가 매우 높았고, 외주 업체에 맡기는 비용 부담도 점점 증가하는 문제가 있었습니다.

TO-BE (웍트로 IPA 도입 이후)

웍트로 IPA 도입 후, 과태료 고지서 처리 업무의 마지막 단계인 PDF 변환 및 문서24 파일 업로드 과정이 완전히 자동화되었습니다.

외주 업체 담당자가 경찰서별 공문서를 작성해 사내 시스템에 업로드하면, RPA가 즉시 최종 문서를 PDF로 변환하고, 문서24에 접속해 해당 기관을 검색한 뒤, 필요한 파일을 자동으로 첨부 및 업로드합니다.

자동화 시스템을 도입한 이후, 외주 업체가 담당하던 반복적인 작업을 RPA가 수행하게 되면서 업무 피로도가 크게 줄어들었으며, 외주비용도 50% 이상 절감할 수 있었습니다.

이처럼 웍트로 IPA를 활용해 업무 효율성을 높이고 비용 절감 효과까지 거두면서, 아마존카의 과태료 고지서 처리 프로세스가 더욱 체계적이고 안정적으로 운영될 수 있게 되었습니다.

2. 실시간 경매 진행 상황 모니터링 및 데이터 추출 자동화

아마존카는 매일 자동차 경매장 사이트에서 실시간으로 진행되는 경매 정보를 모니터링하고 데이터를 수집해야 했습니다. 하지만 기존 방식은 비효율적이었을 뿐만 아니라, 담당 직원의 업무 부담도 상당했습니다.

특히, 매크로를 활용한 수집 방식은 실행 종료 시간이 일정하지 않아, 담당자가 퇴근 후에도 결과를 계속 확인해야 하는 불편함이 있었습니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 웍트로 IPA를 도입하면서 해당 업무 프로세스가 자동화되었고, 보다 체계적이고 안정적인 데이터 수집이 가능해졌습니다.

AS-IS (자동화 이전)

자동화 도입 전, 아마존카의 담당 직원은 매일 경매장 사이트에서 진행되는 경매 정보를 매크로를 통해 수집했습니다. 하지만 자동차 경매는 오후부터 진행되었기 때문에, 근무 시간 내에 모든 데이터를 취합하고 검토하는 것이 불가능했습니다.

이로 인해 담당자는 퇴근 후에도 원격으로 매크로 실행 결과를 확인해야 했으며, 예상보다 실행이 오래 걸리거나 오류가 발생할 경우 즉시 조치해야 하는 부담이 컸습니다. 업무가 끝난 후에도 긴장을 놓을 수 없었고, 개인적인 시간에도 경매 데이터 수집 결과를 계속 신경 써야 했습니다.

TO-BE (웍트로 IPA 도입 이후)

웍트로 IPA 도입 후, 경매 데이터 모니터링과 수집 프로세스가 완전히 자동화되었습니다.

RPA가 일정 시간마다 자동으로 경매장 사이트에 접속해 경매가 진행 중인 차량 정보를 수집하고, 각 차량에 대한 추가 정보를 제조사 사이트에서 가져와 데이터를 통합합니다. 데이터 수집이 완료되면 RPA가 즉시 담당자에게 프로세스 완료 알림을 이메일로 전송하며, 직원은 다음 날 출근 후 이메일을 확인하기만 하면 됩니다.

이제 담당자는 퇴근 후에도 업무를 신경 쓸 필요 없이, 보다 효율적이고 체계적인 방식으로 데이터를 확보할 수 있습니다. 또한, 반복적인 모니터링 과정이 사라지면서 업무 집중도가 높아졌고, 보다 전략적인 업무에 집중할 수 있는 환경이 조성되었습니다.

이처럼 웍트로 IPA 도입을 통해 아마존카는 실시간 경매 데이터 수집 업무를 안정적으로 수행할 수 있게 되었으며, 직원의 업무 부담을 줄이면서도 보다 신뢰도 높은 데이터를 확보할 수 있었습니다.

"웍트로 IPA를 통해 실시간 데이터 처리와 문서 작업이 빨라지고, 업무 효율성이 크게 향상되었습니다."