[롯데웰푸드] 거래처 등록 승인·상표 등록 모니터링 단 2가지 업무 자동화만으로도 연간 3,480시간 절감

롯데웰푸드가 웍트로를 도입하게 된 배경은 무엇인가요?

저희 롯데웰푸드는 지난 2019년 처음으로 RPA를 도입했습니다. 당시에는 타사 솔루션을 활용해 자동화 시스템을 구축했는데, 이후 인수·합병 이슈로 인해 유지보수가 원활히 이어지지 않았습니다.

그 과정에서 기존 시스템을 유지하기 어렵다고 판단해, 새로운 솔루션으로 재정비할 필요성이 생겼습니다. 이번에는 ‘진짜 제대로 운영해보자’라는 의지로 접근했습니다.

많은 RPA, OCR 솔루션 중 왜 웍트로의 솔루션을 선택하셨나요?

이번에는 도입 전부터 훨씬 더 신중하게 접근했습니다. 약 3~4개월 동안 여러 벤더와 기술 미팅을 진행하고 견적을 비교했습니다.

특히, ‘그 회사에서 어디에 납품했는지, 어떤 과제를 수행했는지, 실제 만족도가 어떤지’와 같은 현장의 평가가 중요하다고 판단해 연이 닿는 곳이라면 개인적으로 직접 연락해서 레퍼런스 체크를 진행했습니다.

레퍼런스를 확인하다 보니, 외산 솔루션 대비 웍트로가 ‘기능적으로 큰 차이가 없다’는 의견을 여러 번 들었습니다. 정말 맞는지 몇 번을 더 확인했지만, 결론은 같았습니다. 그래서 판단이 섰습니다. 기능 차이가 없다면 굳이 비싼 외산 솔루션을 고집할 이유가 없다는 거죠.

또 하나는 국문 OCR 인식률이 매우 높다는 점이었습니다. 웍트로 AI OCR은 한글 기반 문서 인식에서 확실히 강점을 보였어요. 저희는 수출 비중이 크지 않기 때문에, 영문보다 한글 문서 인식률이 높은 국내 OCR이 더 적합하다고 판단했습니다.

마지막으로, RPA와 OCR이 한 플랫폼 안에서 통합되어 있다는 점도 중요했습니다. 일부 업체는 RPA와 OCR을 각각 다른 엔진으로 운영해야 하지만, 웍트로는 한 계정 안에서 RPA 실행과 OCR 학습·테스트를 모두 관리할 수 있었습니다. 이런 통합 운영 구조 덕분에 효율성과 관리 편의성이 높았고, 엔지니어나 실무자 입장에서는 여러 솔루션을 붙여 쓰는 것보다 훨씬 안정적이었어요.

결국 웍트로는 기능·비용·운영 편의성 면에서 납득할 만한 균형 잡힌 솔루션이었고, 그것이 최종 선택의 이유였습니다.

자동화 솔루션 도입을 위해서 내부적으로 어떤 검토나 준비 단계가 있었는지 궁금합니다.

말씀드렸던 것처럼, 도입을 위해 여러 벤더의 견적 비교와 기술 미팅, 레퍼런스 검증까지 약 3~4개월간 정말 꼼꼼하게 검토했습니다.

직접 ROI 계산표도 작성해서 ‘이 업무를 자동화하면 얼마나 시간과 인건비를 절감할 수 있는가?’를 분석하고, ROI가 명확한 업무 중심으로 과제를 선별했습니다.

단순히 수치적인 효과뿐 아니라 ‘직원이 더 가치 있는 일에 집중할 수 있게 하자’는 정성적인 목표도 함께 세워 제대로 된 제품을 도입하고자 했습니다.

웍트로의 AI OCR과 IPA로 자동화한 업무를 소개해 주세요. 정량적인 도입 효과도 궁금합니다.

‘거래처 코드 생성 승인 업무’에 웍트로의 AI OCR과 IPA를 도입했습니다. 이건 단순히 코드를 하나 만드는 일이 아니라, ERP 전반과 연결되어 매출 기표·정산 등 모든 거래의 기반이 되는 핵심 업무입니다. 그래서 아무나 임의로 코드를 생성할 수 없고, 엄격한 검증 절차를 거쳐야 합니다.

기존에는 영업 부서에서 신규 거래처 등록 요청을 하면, 지원 부서에서 제출된 사업자 증빙서류를 열어 보고, 등록 요청된 데이터와 서류 내 10개 정도의 대조 항목을 일일이 비교 확인했습니다.

그런데 저희 롯데웰푸드는 대형 유통망뿐만 아니라 동네 슈퍼, 편의점, 찜질방 같은 소규모 거래처까지 포함되어 있어서, 거래처만 해도 수만 개가 넘습니다. 대략 신규 거래처 등록이 연간 약 4,000건 정도 발생합니다. 게다가 신규만이 아니라 사업자 정보 변경 건도 모두 동일한 절차를 거칩니다. 이 업무를 하는 직원이 전담은 아니고, 다른 일도 하면서 병행하기 때문에 ‘빨리 승인해 달라’는 요청을 받을 때마다 하던 일을 멈추고 처리해야 했습니다. 하루에도 여러 부서에서 전화가 오니까 굉장히 비효율적이었죠.

하지만 웍트로 AI OCR과 웍트로 IPA 도입 이후에는 프로세스가 완전히 달라졌습니다. 우선 영업부가 거래처 등록 요청과 사업자 증빙 서류를 제출하면, RPA가 해당 증빙 문서를 OCR로 읽어 10가지 항목에 대한 데이터를 추출합니다. 추출된 데이터는 ERP내 등록된 요청 정보와 자동으로 비교되고, RPA는 검증 결과를 표 형태로 정리해 담당자에게 이메일로 발송합니다.

검증 결과, 모든 항목이 일치하면 RPA가 자동으로 승인 처리를 수행하며, 불일치 항목이 있는 경우에는 담당자가 메일로 전달된 검증 결과표를 확인해 승인 또는 반려를 결정합니다.

사람이 하던 대조 과정을 RPA가 자동으로 수행하기 때문에 검증 정확도와 속도가 크게 개선됐어요. 내부적으로 도입으로 인한 절감 시간을 계산해 본 결과, 연간 약 1,400시간의 절감 효과를 확인했습니다.

앞서 소개해 주신 업무 외에도, 정량적·정성적 측면에서 의미 있는 효과가 있었던 자동화 과제가 있으신가요?

‘상표권 침해 점검을 위한 검색 업무’에 웍트로 IPA를 도입해 큰 업무 효율 향상을 체감했습니다.

저희 롯데웰푸드는 상표권 조회 시스템을 활용해, 매주 등록되는 신규 상표를 자사 상품명 및 변형어로 일일이 검색·대조해는데요, 예를 들어 ‘뻬’, ‘빼빼로’, ‘돼지’, ‘돼지바’ 등 다양한 키워드를 조합해 검색해야 했습니다.

말씀드린 예시처럼 확인해야 할 키워드는 약 500개에 달했으며, 각 키워드별로 결과를 확인하기 위해 약 3,000회 반복 검색을 수행해야 합니다. 이는 브랜드 보호를 위한 필수 업무이지만, 사람이 직접 수행하면 주마다 약 3일이 소요되는 고강도 반복 작업이었습니다.

하지만 웍트로 IPA를 도입한 이후에는 기존 3일 걸리던 작업을 단 10분 만에 완료할 수 있게 됐습니다.

사람이 상품명과 변형어 목록을 정의해 RPA에 전달하면, RPA가 상표권 조회 시스템에 접속해 자동으로 검색하고, 키워드별 결과를 일괄 수집·정리합니다.

도입 초기에는 연간 약 1,000시간 절감으로 도입 효과를 평가했지만, 상표등록출원공고에 대한 이의신청 유예기간이 기존 2개월 간격에서 1개월로 주기가 촘촘해지면서 연간 절감 시간이 약 2,080시간으로 증가했습니다.

실제로 웍트로를 사용해 보신 입장에서 어떤 기업에 웍트로를 추천하시겠습니까?

업무가 표준화되어 있고 반복량이 많으며, 처리해야 할 데이터가 큰 업무라면 업종과 관계없이 자동화 효과를 확실히 체감할 수 있을 겁니다.

예를 들어 재무·회계 부서의 세금계산서 대사 업무처럼 거의 모든 기업이 수행하는 공통 업무가 그렇죠.

정형화된 업무 프로세스를 운영하고, 변화에 유연한 조직이라면 업종이 제조든, 금융이든 상관없이 웍트로를 추천해 드릴 수 있다고 생각합니다.